THE DIGNIFIED SELF - Achtsamkeit in der digitalen Zeit - Home

Die bewusste Vorbereitung von Meetings hat einen großen Einfluss auf die Produktivität und den Erfolg eines Meetings. Achtsamkeit kann hier sehr helfen. Hier ein Auszug wichtiger Mindful Meeting Prinzipien:

Mindful meeting Prinzipien: 

• Being present: In diesem Moment mit Körper, Geist und Seele mit all Ihren fünf Sinnen präsent sein. Spüren Sie die Haptik des Stuhles, auf dem Sie sitzen, riechen Sie den Geruch im Raum, hören Sie den Klang der Stimmen usw.
• Staying focussed:  Konzentriert bleiben auf den behandelten Themen. Wenn Ihre Gedanken wandern, versuchen Sie sich vorzustellen, dass die Menschen um Sie herum Ihre Gedanken „SEHEN“ können. Das hilft mir immer, fokussiert zu bleiben :)
• Deeply listen to others. Lassen Sie Ihre Gedanken nicht übertönen, was andere zu sagen haben. Hören Sie mehr zu, wählen Sie Ihre Worte mit Bedacht aus.
• Be kind to yourself – Seien Sie freundlich zu sich selbst – hören Sie auf Ihren Körper und was er braucht. Wenn Sie aufstehen müssen, machen Sie einen kleinen Spaziergang im Zimmer.
• Respect one another – Respektieren Sie sich gegenseitig, halten Sie z.B. Zeiten ein und beginnen und beenden Sie Meetings rechtzeitig. Respekt bedeutet auch, nicht zu unterbrechen. Es ist heute selten geworden, dass eine Person einen Satz ohne Unterbrechung beenden kann. Wann hatten Sie das letzte Mal das Gefühl, dass jemand Ihnen wirklich zuhört? Wie haben Sie sich dabei gefühlt? Hat es Ihnen ein gutes Gefühl vermittelt?
• Digital detox, also eingeschränkte digitale Nutzung, das bedeutet zum Beispiel:
  • Alle Smartphones sollten stumm geschaltet sein
  • Wenn jemand einen Anruf entgegennehmen MUSS, sollte die Person leise den Raum verlassen
  • Keine allgemeine Bildschirmzeit: Kein Anstarren des Bildschirms, wenn er nicht benötigt wird. Abgesehen von dem Präsentierenden und der Person, die Protokoll führt, muss niemand die Labtops offen haben oder auf das Smartphone starren

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Ich empfehle zudem, die „w“ -Fragen vor dem Start oder zumindest innerhalb des Meetings zu formulieren. 

W – Fragen für produktive Meetings: 

• WHAT – Was wird erwartet Was soll besprochen werden? Was muss entschieden werden? Stellen Sie sicher, dass alle hier das gleiche Verständnis haben.
• WHY – Warum ist das wichtig? Warum sind die Entscheidungen notwendig? Wie passt das in die Vision, die das Team verfolgt?
• WHERE – Die Umgebung hat einen großen Einfluss auf das Wohlbefinden der Teilnehmer eines Meetings. Wenn Sie beispielsweise an einem heißen Sommertag ohne Klimaanlage in einem Raum mit 40 Grad Celsius festsitzen, ist es sehr unwahrscheinlich, dass sich das Meeting als produktiv erweist. Meinen Sie nicht auch? Das „Wo“ hat einen großen Einfluss auf die Motivation der Teilnehmer. Manchmal kann es auch eine gute Idee sein, irgendwo anders einen Ort für Innovations-Brainstormings zu haben, so dass der Geist von alten Mustern befreit werden kann. Die Umgebung sollte dem Besprechungsziel entsprechen.
• WHEN – Das Timing ist wichtig. Generell und strategisch sollte überlegt werden, wann ein Meeting sinnvoll ist – in einem Projekt oder Sprint, aber auch zu welcher Tageszeit. „Daily Stand-Ups“, eine wichtige Routine in agilen Arbeitsmethoden, bei der sich das Team auf das gestrige und das heutige Geschehen abstimmt – ist am Ende eines Tages nicht sinnvoll. Sie sollten am besten morgens geschehen, damit die Lernergebnisse direkt angewendet werden können. Auch Meetings direkt nach dem Mittagessen sind hart, da alle Teilnehmer wahrscheinlich müde sein werden. Wenn dies jedoch nicht anders geht, stellen Sie sich auf die Situation ein und bauen z.B. ein paar achtsame Körperübungen zu Beginn des Meetings ein.
• WHO – Wer muss Teil des Treffens sein oder wer nicht? Wer ist absolut obligatorisch? Wer kann nur zu Informationszwecken teilnehmen? Wer muss eine Entscheidung treffen? Dies sind Schlüsselfragen, die klar sein müssen. Niemand sollte an einer Besprechung teilnehmen, wenn dies nicht unbedingt erforderlich ist. In einem Raum zu sitzen, gelangweilt zu sein, nicht zu wissen warum man da ist – das ist das Gegenteil von Produktivität. Überlegen Sie genau, wen Sie einladen, wenn Sie ein Meetings aufsetzen. Es muss nicht immer einfach jeder dabei sein.

In dem HelloFresh article „How to hold the most effective meetings“, fügt die Autorin Niki Agrawal noch einen weiteren guten Aspekt hinzu, wenn wir produktive Meetings anstreben: das „Wie“. Also das HOW.

„Why? Because humans have feelings. They aren’t robots, and pretending the how doesn’t matter in a meeting is a fatal ignorance of reality.“ – so Niki Agrawal.

• HOW – Für das „Wie“ ist es wichtig, auf den Tonfall zu achten und darauf zu achten, wie Inhalt und Agenda des Meetings den Teilnehmern mitgeteilt werden. Hier ist ein hohes Maß an Respekt und Einfühlungsvermögen ratsam.

Nicht zuletzt ist es wichtig, den Zeitplan aller zu respektieren und das Timing einzuhalten. Dazu sollte zu Beginn des Meetings eine Person als „Time Keeper“ gewählt werden.

Blocken Sie Ihre „Me time“ 

Es ist eine Sache, respektvoll zu sein und den Zeitplan aller anderen zu beachten, sich aber auch Ihrer eigenen Zeitpläne und Aufgaben bewusst zu sein, das ist ebenfalls wichtig. Das heißt, es kann auch sinnvoll sein, jeden Tag etwas Zeit für sich selbst zu blockieren, um sicherzustellen, dass Sie nicht nur den ganzen Tag in Besprechungen sitzen und somit nicht genügend Zeit für Ihre eigene Arbeit haben – insbesondere, wenn Ihre Aufgaben Konzentration erfordert.

Niki Agrawal bezeichnet diese blockierte Zeit für sich als ein „Treffen mit sich selbst“ und sagt, es sei ein toller „Hack“, um mal etwas fertig zu bekommen.

Ich nenne es „Me Time“ und versuche, dies sowohl in geschäftlichen als auch in privaten Angelegenheiten einzuplanen und mir terminlich zu blockieren. Manchmal braucht man einfach etwas Zeit zum Nachdenken.

Dafür brauchen wir Stille um die eigenen Gedanken frei fließen zu lassen.  Das ist nicht immer einfach.

In der Tat: Es ist eine Fähigkeit, still zu sein! – oder auch im Englischen: „It’s a skill to be still.“

Wie wäre es also, die nächste „Me Time“ jetzt gleich zu blocken und loszulegen ?! Aber vergessen Sie bitte nicht, dass Sie das obige auch anwenden, wenn Sie nur mit sich selbst verabredet sind.

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Ich hoffe das war wertvoll für Sie. Ich wünsche Ihnen in Zukunft viele produktivere Meetings – mit anderen als auch mit sich selbst! Bitte zögern Sie nicht mich zu kontaktieren und lassen Sie mich wissen, wie es läuft! Ich freue mich darauf!